1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS’e işlenmiş olması gerekmektedir. Yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde Kanunun Ek-2'nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca İl Müdürlüğümüzce iş ve işlemler yapılacaktır.

BAKANLIK TEMSİLCİSİ TALEBİ
- Bakanlık Temsilci talebi Genel Kurul Toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılmalıdır.
- Başvuruda aşağıda belirtilen evrakların ekinde bulunduğu bir DİLEKÇE ile beraber müdürlüğümüze başvurulmalıdır.

Dilekçe ekinde
1) Çağrı İçin Alınan Kararın Örneği (Gündemli karar), 
2) Toplantı Gündemi,
3) Bakanlık Temsilci Ücretinin Maliye Veznesine Yatırıldığına İlişkin Vezne Alındısının Aslı ya da Muhasebe Müdürlüğünün hesap numarasına paranın yatırıldığına ait dekont

1 OCAK 2024 TARİHİNDEN İTİBAREN YAPILACAK TOPLANTILARDA BAKANLIK TEMSİLCİ BRÜT ÜCRETLERİ
MESAİ SAATLERİNDE: 903,21-TL,
MESAİ SAATLERİ DIŞINDA: 1083,80-TL

4) Damga Vergisinin Yatırıldığına İlişkin Vezne Alındısı.
    (Bilançolar: 360,10-TL - Gelir Tabloları: 171,90-TL = Toplamda  532,00-TL)
5) Var ise Gerekli Görülen Diğer Belgeler,


Bakanlık Temsilci Ücreti ödemeleri EFT ya da Havale yöntemi ile de yapılabilir.
Ancak; dekontların açıklama kısmına kooperatifin vergi numarası ile Kooperatif Unvanı ve temsilci ücreti olduğu şeklinde yazılması gerekmektedir.


ÖRNEK EVRAKLAR
DİLEKÇE
ÖRNEK BOŞ GÜNDEM

GENEL KURUL SONRASI TESLİM EDİLECEK EVRAKLAR
- Toplantı bitiminde aşağıda yazılı evrakların Bakanlık Temsilcisine teslim edilmesi gerekmektedir.

Genel Kurul toplantı sonrasında toplantıya ilişkin TUTANAK, İMZALI HAZİRUN LİSTESİ VE BİLDİRİM FORMU toplantıyı takip eden 15 iş günü içerisinde KOOPBİS yetkilisi tarafından KOOPBİS' e yüklenmesi zorunludur.


KOOPERATİF GENEL KURULLARI İÇİN DİĞER BİLGİLER 
GENEL KURULLARDA ÇAĞRI
          Toplantılara çağrı ve olağanüstü toplantılara çağrı;
          Taahhütlü mektupla, ayrıca gerektiğinde gazete ile gazete olmayan yerlerde mahalli örf ve âdete göre ilan yolu ile yapılır. Çağrının sadece yazılı olarak imza karşılığında yapılması da mümkündür. Çağrının, toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok iki ay içinde yapılması, toplantının gün ve saati ile yerinin ve gündem maddelerinin bildirilmesi zorunludur.
          Ayrıca 1163 Sayılı Kooperatifler Kanununun 47’nci maddesinde;
          Kooperatifin bütün ortakları toplantıda hazır bulunduğu sürece ve bir itiraz olmadığı takdirde Genel Kurul toplantılarına dair olan diğer hükümler saklı kalmak şartıyla toplantıya çağrı hakkındaki hükümlere uyulmamış olsa dahi kararlar alınabilir. Bu gibi kararların, ortaklar veya ortakların toplantıda oy birliği ile seçecekleri temsilciler tarafından imzalanması gereklidir.
          hükmü gereğince bütün pay sahiplerinin hazır bulunması halinde çağrı hükümleri aranmamaktadır.